幹事術

【飲み会幹事必勝法】これさえやれば大丈夫!飲み会幹事のやることリスト

【飲み会幹事必勝法】これさえやれば大丈夫!飲み会幹事のやることリスト

 

飲み会幹事
飲み会幹事
・会社の飲み会幹事に指名されちゃった
・飲み会の幹事なんてやったことないし、何をすればいいの?
・飲み会の幹事で失敗しちゃったらどうなる?

と悩んでいる方はいませんか。

この記事を読むと飲み会幹事の悩みは解決することができます。

現在、私は金融系の会社に勤めており、10人規模の歓送迎会から100人規模の懇親会まで、飲み会幹事をかれこれ40回以上は務めてきました。

この記事では、そんな私が数々の失敗から学んだ、「飲み会の幹事に指名されたときに考えるべきこと」と、これさえやれば大丈夫!という「飲み会幹事のやることリスト」を紹介します。

この記事を読み終わったら、いつ飲み会の幹事をすることになっても、完璧にこなすことができるようになるはずです!

さらに、最低限やること+αの情報も書いておきましたので、余力がある方はそちらも是非チェックしてみてください。

1.飲み会の幹事に指名されたときに考えるべきこと


会社などで急に飲み会の幹事に指名されることがあると思います。

そんなときは、どんなに嫌でも気持ちを切り替えて「飲み会を成功させることに全力」になりましょう。

なぜなら、一度指名されてしまったら、もう逃げることはできません。全力投球するしかないのです。。

さらに、飲み会の幹事は普段の仕事でも必要な「調整力」がとても重要になるため、幹事完璧にこなすことで仕事の評価もアップする可能性もあります。

実際に、私も新入社員時代に積極的に飲み会の幹事を行い、それらを完璧にこなしてきたことで、同期入社の社員よりも多くの仕事を任せてもらえるようになりました。

若手社員であれば、飲み会進行に失敗してしまい、上手くいかなかったとしてもそこまでお咎めされることはないはずです。

飲み会の幹事も仕事の1つと考えて、全力で務めましょう!

2.飲み会幹事のやることリスト


ここからは、飲み会幹事のやることリストを紹介します。

やることリストを手元に準備しておくことで、「他にやることはないかな?」「やばい!これやるの忘れてた!」という事態を防ぐことができます。

事前にしっかりとやることリストに目を通して全体感を把握しておくことも大切です。

今回は「事前準備編」、「当日編」、「事後対応編」の3つに分けてやることリストをご紹介します。

(1)事前準備編8つ

飲み会幹事の命運は、「事前準備を漏れなく行ったか」に尽きます。

たかが飲み会とはいえ、意外とやることも多くついつい忘れてしまうこともあるので、やることリストを見ながらしっかりと準備をしましょう。

①飲み会のコンセプト確認(3~4週間前)

飲み会の幹事に指名されたら、まず第一にその飲み会がどういうコンセプトなのかを確認しましょう。

飲み会のコンセプトによって準備しなければならないことが変わります。

・歓送迎会 → 歓送迎される人からの挨拶やプレゼントが必要
・懇親会  → 別企業や別部署との懇親会であれば、それぞれのお偉いさんからの挨拶が必要
・新年会・忘年会 → ビンゴ大会などのの余興が必要

上記は一例であり、その会社によっても何が求められるかは変わるので、年の近い先輩などにしっかりと確認しましょう。

②日程調整(3週間前)

飲み会のコンセプトを確認したら、日程決めましょう。

日程を決めるときの優先順位は、「幹事>主賓=一番偉い人>その他」の順番です。

日程調整方法としては、一番偉い人くらいまでは直接聞きに回りましょう。

3~4日程の候補を持って「今度の飲み会の日程を決めたいのですが、この日は空いていますか?」と聞いてしまうのが早いです。

一番偉い人まで直接聞いて、候補日を2日程度に絞り込めたら、そのほかの人には一斉メールで日程を聞きましょう。

【+α】日程を聞く時は必ず回答期限を設けましょう
回答期限を設けずに確認すると、回答を後回しにする人がでてきます。これを防ぐために回答期限を設けて、前日にはリマインドをすることを忘れないようにしましょう。

③お店選び(2~3週間前)

ある程度人数が決まったら、お店選びをしましょう。

お店選びをする際には、食べログなどの評価サイトを利用して評価の高いお店にする方が無難です。

実際のお店の雰囲気がイマイチでも、評価が高ければそれを言い訳にできますからね。。

お店選びをするときは以下の点に注意してください。

・価格設定 → 先輩に普段の飲み会の価格設定を確認しましょう
・ジャンル → 先輩に普段のジャンルを確認しましょう
・アレルギー→ 日程調整メールをするときに、追加で聞いてしまうと楽ですね
・喫煙   → 喫煙者がいる場合は喫煙スペースがあるお店を選びましょう
・2次会  → 2次会が開催される場合はある程度の目星をつけておきましょう

【+α】下見に行きましょう
実際にお店に行ったら、写真と全然違った!なんてこともありますので、偉い人が来る飲み会であれば下見に行っておくと安心です。

④案内メール(1週間前)

日程、参加者、お店が確定したら飲み会の案内メールを送りましょう。

しっかりと準備をしているのに、「今度の飲み会大丈夫?」なんて聞かれても面倒ですし、遅くとも1週間前には案内メールを送りましょう。

案内メールには以下を記載しましょう。

・日程
・お店
・会費と集金日
・お店までの移動手段

【+α】お店までの移動手段を確保しましょう
全員でまとまって移動する場合は、電車の時間を調べておいたり、必要であればタクシーを手配しておきましょう

⑤挨拶依頼(3日前)

飲み会の際には、偉い人や主賓からの挨拶がつきものです。

3日前くらいまでに挨拶の依頼をして、挨拶の準備をしてもらいましょう。

基本的な飲み会の挨拶は以下の通りなので、それぞれ依頼しましょう。

・開会 → 1番偉い人
・乾杯 → 2番目に偉い人(1番偉い人がそのままやる場合もある)
・中盤 → 主賓挨拶
・締め → 3番目に偉い人

【+α】飲み会当日にも再度依頼しましょう
挨拶があるのを忘れてた!なんてことがないように当日に改めて挨拶を依頼しておきましょう。

⑥司会原稿作成(3日前)

開会や乾杯などそれぞれの挨拶の前には、幹事が司会進行を務める必要があります。

特別な挨拶をする必要はありませんが、念のため原稿を作成しておくと、慌てることがなくなります。

(原稿例:開会挨拶前)
皆さま、本日はお集りいただきありがとうございます。幹事を務めます△△です。
本日は、○○さんの送別会ということで、お世話になった○○さんとの思い出をお話しいただければと思います。

それでは早速ではございますが、□□部長より開会と乾杯の挨拶を賜ります。
□□部長宜しくお願い致します。

~~□□部長挨拶~~

□□部長ありがとうございました。
会の途中で、○○さんからもご挨拶を頂戴いたします。
また、お時間になりましたら私よりお声がけさせていただきますので、しばしご歓談の時間とさせていただきます。

⑦座席表作成(3日前)

お店の座席と参加者が確定している場合は、座席表を作成しておきましょう。

完全に席次を決めておく必要はありませんが、主賓や偉い人がどこに座るかなど大体の座席を決めておくだけでも、当日の流れがスムーズになります。

主賓は真ん中に、その周りに偉い人、というだけでも決めておくと、当日が楽になりますよ。

【+α】大規模な飲み会であれば座席表は事前に配布しましょう
大規模な飲み会の場合は座席表を作ることが必要です。事前に作成して飲み会数日前には参加者へメールなどで配布しましょう。

⑧幹事チーム組成(3日前)

幹事は当日もやることがたくさんあります。規模が大きな飲み会になる程、当日1人で進行することが難しくなります。

目安としては10人につき1人を幹事チームとして組成しておくと安心です。

同僚や年の近い先輩に頼んで、当日のサポートをしてもらうようにしましょう。

【+α】幹事チームには明確に仕事を与えましょう
全部自分でこなそうとすると、自分が手一杯になり細かいところに気を配れなくなります。幹事チームに明確に仕事を割り振ることで、なるべく自分の負担を減らしましょう。

 

(2)当日編5つ

いよいよ飲み会当日です。急な仕事が入ってバタバタしてしまうこともあるので、最大限幹事チームを有効活用しましょう。

①会費の集金

当日の朝から会費の集金を始めましょう。

飲み会のお店に着いてから集金を行うと、バタバタしてしまい飲み会の開始が遅れてしまう可能性もあります。

幹事チームで協力して手際よく会費を集めましょう。

【+α】事前にお釣りを用意しておきましょう
会費をぴったり支払っていただけないことは十分予想されるので、予め細かい現金を用意しておきましょう。

②移動の先導

まとまってお店に移動する場合は、先導をしましょう。

事前に移動手段を調べておくことで、焦らずに先導することができます。

このときも幹事チームで先頭と最後尾に着くことで、集団が離れないようにしましょう

【+α】幹事チームが3人以上の場合は、幹事は先にお店に行きましょう
幹事が先にお店に到着しておくことで、聞いていた話と座席が異なっていたり、人数変更があった場合などに柔軟に対応できます。幹事チームが3人以上いれば、幹事は先にお店に行ってしまいましょう。

③ファーストドリンクの注文

お店に到着し席に着いたら、ファーストドリンクを聞いて回りましょう。

人数が多い場合は幹事がまとめてドリンクを注文して、お店にも迷惑をかけないようにしましょう。

④司会進行

ファーストドリンクが手元に揃ったら、飲み会開始です。

幹事が司会となり進行を行いましょう。司会として簡単に挨拶を行い、スムーズに開会挨拶へバトンタッチして飲み会を円滑に開始させましょう。

また、幹事は常に時間を気にしておきましょう。

飲み会中盤で主賓から挨拶をもらうこともありますし、ドリンクのラストオーダーや、締めの挨拶など、イベントが盛りだくさんです。

飲み会を楽しみつつも、時間は意識しておきましょう。

⑤2次会誘導

飲み会の盛り上がり具合によっては、2次会が開催されることもあります。

2次会への参加は必須ではありませんが、参加する場合は事前に調べておいたお店に誘導しましょう

 

(3)事後対応編1つ

飲み会が無事終わりホッとしてはいられません。

最後に1つだけしっかりとおさえましょう

①朝一番に御礼回り

飲み会が終わった翌日は、出社すると同時に御礼の挨拶に行きましょう。

堅苦しいことをいう必要はありません。「昨日はありがとうございました」この一言だけでOKです。

この一言があるだけで、印象はかなり違いますので、忘れないようにしましょう。

【+α】御礼メールを送りましょう
参加者全員に一言御礼挨拶回りをできればいいですが、人数が多いと中々難しいです。そんなときは、御礼メールを送りましょう。御礼メールは事前にある程度下書きをしておき、翌日の早い段階で送るようにしましょう。

3.まとめ

いかがだったでしょうか。この記事では飲み会の幹事に関して以下のことを記載しました。

・飲み会の幹事に指名されたときに考えるべきこと
・飲み会幹事のやることリスト

今回のことを実践することであなたは飲み会幹事マスターになり、気遣いや仕事が出来る人という印象を付けられるかもしれません!

是非試してみてください!

  • この記事を書いた人

ヒロ

金融企業新卒入社から外資コンサルファームへ転職/無理せずサイドFIREを目指して日々活動中/▶︎家計管理▶︎資産運用▶︎人生論などを発信します

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